合理的時間管理能讓人生走得更快更遠

陶哲軒談他的時間管理經驗
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2008年11月20日,美國《探索》雜志上,20位40歲以下的科學家被冠以“Best Brains”(最具智慧的頭腦)的稱號。他們專業各不相同。排名第一,并且最沒有懸念的一位就是——年僅35歲的陶哲軒(1975.7.17)。經歷亮點如下:

  • 11歲、12歲、13歲連續三年代表澳大利亞參加國際數學奧林匹克競賽,依次獲得銅牌、銀牌、金牌,是迄今最年輕的金牌獲獎者(大多數獲獎者年齡在 15 歲以上)。
  • 17歲從澳大利亞并不有名的 Flinders 大學畢業,21歲取得普林斯頓大學博士學位,24歲獲得美國加州大學的正教授職位。
  • 2006 年在國際數學家大會上獲得菲爾茲獎,時年31歲。(BBF注:菲爾茲獎相當于數學界的諾貝爾獎,每四年頒發一次,獲獎者必須是未滿四十歲的年輕數學家。)

這幾項成就雖然令人嘆為觀止,但是單獨來看都并非前無古人。

  • 德國數學家 C. Reiher 曾經獲得過四屆國際數學奧林匹克金牌外加一屆銅牌(當然并非在那么小的年紀),獲得過三枚金牌的數學家則為數不少。
  • 他的師兄,數學家 C.Fefferman 于 22 歲就成為了芝加哥大學的數學教授。他們都曾經師從普林斯頓的數學大師Elias Stein 門下。
  • 他當然也不是最年輕的菲爾茲獎得主,他這位師兄 Fefferman 在 29 歲就得到了菲爾茲獎,而迄今最年輕的菲爾茲獎得主是法國數學大師 J. Serre,記錄是 28 歲。

他有相當高的智商(220-230之間),最重要的是他有廣泛的興趣、豐富的知識儲備以及深刻的洞察力。令他獲得菲爾茲獎的最主要成果之一是他和另一位數學家合作證明了素數的序列中存在任意長度的等差數列,這個問題屬于數論這一數學分支,而陶哲軒本人的專業同數論完全無關:他是一個調和分析以及偏微分方程的專家。這是典型的“陶哲軒式“的傳奇故事:他能夠敏銳地發現那些陌生的問題同自己擅長領域的本質聯系,然后調動自己的智慧來攻克。和那些在一個數學分支里皓首窮經的大師不同,他所解決的問題已經遍歷了無數看似彼此遙遠的領域。這也許才是他最大的特色。(BBF注:這一點和馮諾依曼非常象啊~~)

還令人羨慕的是坐擁這些天才和成就的同時,他可不是書呆子哦,他是一個享有健康生活的快樂的“普通人”,出色的合作者和溝通者。陶哲軒在 wordpress 上的博客(http://terrytao.wordpress.com/)上面有數百篇帖子。他一方面將自己各方面的科研成果寫在那里,另一方面,還細心地寫下了對于科研的種種體會,把各個階段數學人該做的事情都寫了下來。他會及時公布自己發表的論文,并將一些自己覺得還不夠成熟的思考結果直接貼出來分享(這與許多人的科研方式相比可謂大相徑庭)。他在其博客中系統地把數學各個分支分列開來,對每一個認真閱讀并提出問題的人均仔細的回答。

下面陶哲軒關于時間管理的看法

文 / 陶哲軒

受到一些網友的鼓勵,我最終決定要在此談談我對時間管理的看法。其實我曾經想過就這個題目寫點什么,不過后來發現自己在時間管理方面仍有待改善(看我堆積了很多論文未寫便知)。況且,至今我仍未在這個課題上悟出簡單而有效的道理(除非要我談談寫論文的心得,像我在網上有一篇文章,介紹“快速成型法” ?——“rapid prototyping”)。因此,我只能跟大家分享一下個人經驗,但未必適用于所有人和所有工作狀況。當然,歡迎讀者留言告知你們的想法、經驗或其它建議(不得不承認,有時因為種種原因,就連我自己也不能沿用自己提出的經驗與方法,對此我很遺憾)。

也許,我可以先發表一些零碎的意見。首先,我很慶幸,許多優秀的研究伙伴都在我們合作的工作中付出了大量的心血。例如最近在博客上刊登的好些論文,有很大部分都是合著者努力的成果。縱使合著比獨撰論文要花上更多時間,卻大大減輕了每位作者的工作負擔,有助提升寫作質量。我可以同時撰寫幾篇合著論文(因為在撰寫過程中,有時論文在合著者手中,有時則尚待某些新進展),但如果是獨撰的話,卻只可以寫一篇而已。

為配合校歷安排,很多論文會在夏季完成,而其中不少項目更已構思了好一段時間(例如有篇即將發表的合著論文,我們花了三、四年時間才把它完成; 自 2000 年以來,我一直斷斷續續地思考——盡管通常都沒什么靈感——wave maps 的 global regularity 問題)。因此,每星期可以發表一篇論文并不等于構思和撰寫所用的時間就只有短短一個星期,而事實剛好相反,要把論文寫好,往往要經歷很漫長的時間,這是成功背后鮮為人知的一面。

此外,我處理復雜數學問題的能耐基本上每天都不同:有時可以用整整一個小時費盡心思去想某個問題;有時會把我與合著者之前寫下的詳細手稿整理一下,再打出來;不過有時候我只想回復電郵,做點瑣碎事,或到外面走走,甚至去睡午覺。根據自己的精神狀態來分配時間是很有效的。比方說,如果我某天下午有空,只要有靈感,便會把辦公室的門關起來,讓計算機保持離線狀態,開始動手寫一篇拖了很久也沒有寫完的論文。有些時候,我會處理一周沒看的電郵,審閱一篇論文,再寫寫網志文章,又或者按照自己當時的精神和心情去做些其它的事。幸好從事數學研究的大部分工作(教學工作除外,不得不配合授課時間來安排工作計劃)都是具有彈性的,時間可以按照上述的方式靈活調動(當然,最好在工作還沒變成緊急的事之前就要做好,以免擾亂靈活的工作時間)。

能夠客觀準確地評估自己在某段時間(例如一天中余下的時間)的工作潛能(即身處的地方、精神狀況、將要應付的職責和工作、可用資源的情況以及注意力的分散程度等因素的相互關系)對于時間管理是有很大幫助的。不要高估或低估自己的能力,從而使得工作量過多或太少,這都會影響工作效率(我在這兩方面都有過經驗和教訓)。即使我有許多復雜程度不同、難度不同、大小不同的事情要做,但如果我面對的某項任務需要極為專注才能完成,我會盡量將注意力單單集中于這件事上,把其它事情暫時擱下。我發現,只有做那些無須太專心就能完成的事的時候,才可以同一時間做不同的事(尤其是我沒有受到驅使做某事的時候,這個方式似乎是最有效的)。這類工作一般都需要較長時間才能完成,遠遠超出我所能付出的精神、時間和耐性;在這種情況下,就要找出合適的“工作斷點”(比如說,在寫論文的過程中給出一個關鍵命題,或者將對話中、黑板上、草稿紙上出現的某些靈感仔細的記下來)。工作斷點可以讓你安心地把工作暫時放下,同時也可以使你更容易的把握工作進度,等到繼續工作的時候可以馬上投入。應避免在沒有完成工作斷點的情況下停止手頭的工作,這樣做的結果很可能使工作半途而廢,或讓人心有旁騖,影響其他的工作,當再次開始這一工作時不得不從之前做過的某一部分開始做起。其實,一次完不成的任務當然有必要分步完成,只要能夠找到合適的暫停之處,就不必急于一蹴而就。請允許我舉個很俗的例子:每當我要寫信的時候(一般都是我工作狀態不大好,不足以應付復雜的數學問題時),我都會把內容先打好,然后印出來,放進信封,封好口,再把信件放在寄件盤里。不過通常我都不會把信件寄出(也不會整理盤子里的其它文件),除非寄件盤擠太滿,而我也沒什么別的事可以做,就會把所有存積的文件、信件統一處理一下(趁計算機重新啟動或不知何故無法正常操作的時候處理是最好不過的了)。

如果可以的話,盡量把瑣碎小事合并處理,而需要大量精力的任務則最好各自獨立進行,以免分心。

與“工作斷點”相關的一個做法,就是把一項非常大的工作分割成若干個獨立的部分,最好每一部分都有實時的“回報”。這樣做有很多可取的地方,比如說,如果我早就決定要寫一部關于龐加萊猜想 (Poincaré conjecture) 的著作或專論,而不是寫十九篇較易完成的關于龐加萊猜想的獨立短文,我就會懷疑我自己根本不會嘗試寫(更不用說寫成了)那十九篇講義(這個做法某程度上也讓我“置之死地而后生”,因為事先說好會寫講義,好給自己一點推動力,叫我不能半途而廢,撒手不干)。

現代文字編輯器(包括我的博客使用的那個)的好處是在撰寫過程中,能夠更容易把草稿儲存起來,之后再按情況補充一些細節或稍作潤色。正如上述的做法,通過把工作細分,有助作者撰寫篇幅很長的論文。我非常敬佩那些在計算機應用還未普及以前,就能夠寫出高質量的論文和著作的數學家。因為即使有優質的文書支援技術,對我來說這也是很難做到的事。

花一些時間和精力去學習那些將來大概會多次使用的技術是很有意義的。數學方面,LaTeX 是個很好的例子:假如你打算寫許多篇論文,你必須把最起碼要懂的技術學好,而且還要多學一點,才可以把自己要寫的東西輕松自如地寫出來,所以我們應該認真地學習怎樣用 LaTeX 制作圖表、處理圖像和數組等。最近我在鉆研如何使用錄制好的宏,在鍵盤上按幾下,就能打出一組 LaTeX 的公式碼(例如: \begin{theorem} … \end{theorem} \begin{proof} … \end{proof})。這個做法所節省的時間似乎微不足道,但相信會隨時間累積而逐漸增加。不管怎樣,這樣做看起來是很有效率的,有助提升個人士氣(個人士氣是撰寫長篇幅論文過程中不可或缺的因素)。

很多時候,我們為了做某些事會把工作時間推遲,或延遲完成,有時會請別人去做,甚至刻意拖延工作進度。其實世上每件事都不是一樣重要的,如果可以待自己有更好的能力,或者先看看會不會有其它事情發生,令要做的事變得不那么重要,那么工作就會輕松得多。我目前要寫的那些論文是關于 wave maps 的,我曾經因受挫折而把論文擱下多年不想寫,但回想起來,當時我任由自己把未寫完的論文擱下,其實是個不錯的想法,因為就當時的技術而言,該研究項目對我來說簡直是一場噩夢。要用較合適的方法來對付問題,就必須等候技術成熟,以及對該領域的認識和理解進一步加深(或許在你眼前的這篇文章正好也是關于時間管理的例子。其實我的博客中還有些隱藏文稿,暫時還未思考成熟,需要更多的靈感去完成。這樣看來,大概不是每個想法或文章的主題都可以茁壯成長,開花結果。對此題目有興趣的朋友,請參閱我另一篇文章《善用你的廢紙簍》——Use the paperbasket)。

最后,我還有一個建議,就是要挑選某些合用的個人電子管理系統,然后貫徹使用;如果對其“不冷不熱”,那倒不如不用(不要好高騖遠,不要一味追求新產品,因為自己未必可以好好掌握其應用,所以最好還是讓其隨時間自然發展下去)。我的個人電子管理器材包括一個與手提電腦同步的個人數字助理 (PDA)、一個電郵賬戶、一些收件盤和寄件盤、在辦公室里的特定位置還有一塊“專用”的黑板。那塊黑板上寫的東西只有我才看得懂,但我不認為我可以在此好好解釋一番。我現在已經習慣使用它了,而且效果也不錯(不過我可不希望有人會把黑板擦得一干二凈)。畢竟選擇是很個人的事,除自己以外,沒有人能告訴你什么東西最適合你。我發現合適的系統確實可以幫助我騰出很多記憶空間,因為不必記掛星期二下午三時有甚么事要做,也不用記住因A,B,C 的緣故,要在星期 X,Y,Z 做些甚么事。我可以更專注地理解某個數學論證的內容,給出一個有點難度的命題,或是做些其它事。另外我還發現,能夠從自己的電子管理系統中刪除已完成的項目,內心是何等的滿足。這份滿足感是工作乏力時的最佳良藥。

最后一則免責聲明:我們有時要放下慣常的做事方法,讓自己在不可預計的情況下,看見機會,運用智慧,將機會化為實力。我曾經有好幾次打算要在午膳時間做些事(隨便吃點東西就行),然而有同事或來客突然造訪,邀請我外出吃飯,結果(不論在數學上或是其它方面)都令我獲益良多。盡管事情并不如我所想般發生,卻是充滿樂趣的(同樣道理,如果在會議上的演講中缺席或索性不參加會議,把時間用來寫自己的論文,也可能有相似的結果)。

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閱讀一百本計算機著作吧,少年

很多人覺得自己技術進步很慢,學習效率低,我覺得一個重要原因是看的書少了。多少是多呢?起碼得看3、4、5、6米吧。給個具體的數量,那就100本書吧。很多人知識結構不好而且不系統,因為在特定領域有一個足夠量的知識量+足夠良好的知識結構,系統化以后就足以應對大量未曾遇到過的問題。

奉勸自學者:構建特定領域的知識結構體系的路徑中再也沒有比學習該專業的專業課程更好的了。如果我的知識結構體系足以囊括面試官的大部分甚至吞并他的知識結構體系的話,讀到他言語中的一個詞我們就已經知道他要表達什么,我們可以讓他坐“上位”畢竟他是面試官,但是在知識結構體系以及心理上我們就居高臨下。

所以,閱讀一百本計算機著作吧,少年!

《深入理解計算機系統(原書第2版)》 布萊恩特(Randal E.Bryant) (作者), 奧哈拉倫(David R.O'Hallaron) (作者), 龔奕利 (譯者), 雷迎春 (譯者)

《深入理解計算機系統》從程序員的視角詳細闡述計算機系統的本質概念,并展示這些概念如何實實在在地影響應用程序的正確性、性能和實用性。全書共12章,主要內容包括信息的表示和處理、程序的機器級表示、處理器體系結構、優化程序性能、存儲器層次結構、鏈接、異常控制流、虛擬存儲器、系統級I/O、網絡編程、并發編程等。書中提供子大量的例子和練習題,并給出部分答案,有助于讀者加深對正文所述概念和知識的理解。

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